Spolupráce s klientem v Laboratoři pro testování čistoty stlačeného vzduchu a validaci čistých prostor
Ve světle našeho závazku k poskytování vysoce kvalitních služeb v oblasti testování čistoty stlačeného vzduchu a validace čistých prostor, je spolupráce s našimi klienty, jak vnitřními, tak externími, zásadní. Tento dokument popisuje, jak je tato spolupráce strukturovaná a řízena, aby bylo zajištěno, že všechny činnosti jsou prováděny transparentně, efektivně a v souladu s nejlepšími dostupnými standardy.
Předkontraktovní fáze
Při přijímání poptávky od klienta provádíme důkladný přezkum, při kterém se zaměřujeme na technickou proveditelnost, kapacitní možnosti a další podmínky pro realizaci testů. Tento proces zahrnuje zvážení metod testování a potvrzení nebo zamítnutí přijetí zakázky na základě našich kapacit a odborných možností. Záznamy z tohoto přezkumu jsou pečlivě vedeny pro budoucí odkaz a transparentnost.
Uzavření smlouvy a komunikace s klientem
Po úvodním přezkumu a přijetí zakázky s klientem uzavíráme smlouvu nebo přijímáme objednávku bez formální smlouvy. V této fázi je důležité písemně dohodnout klíčové aspekty spolupráce, včetně:
- Metody testování a souhlas s případnými odchylkami od těchto metod.
- Určení případných subdodavatelů.
- Pravidla pro podávání reklamací a lhůty pro jejich podání.
- Ujednání o použití výsledků testů laboratoří.
- Účast klienta na testech, například při odběru vzorků.
- Rozhodnutí o sdělení či nesdělení informací o nejistotě měření ve zprávách.
- Způsob doručení zpráv o testech.
Veškeré změny v smlouvě během její realizace jsou dohodnuty písemně, což zajišťuje, že obě strany mají jasné a konzistentní informace.
Důvěrnost a řešení reklamací
Zajištění důvěrnosti informací a výsledků testů je pro nás prioritou, pokud nejsou dohodnuty jiné podmínky. Vytvořili jsme procedury pro spolupráci s klientem, řešení reklamací a zachování důvěrnosti, které jsou dokumentovány a dostupné pro náš personál, aby byla zajištěna konzistence a transparentnost našeho přístupu.
Tento přístup k spolupráci s klientem zajišťuje, že všechny procesy od předkontraktovní komunikace až po doručení výsledků testů jsou prováděny s nejvyšším důrazem na kvalitu, transparentnost a důvěrnost. Tímto způsobem Laboratoř pro testování čistoty stlačeného vzduchu a validaci čistých prostor neustále zvyšuje hodnotu a spokojenost našich klientů.
Pro zabezpečení důvěrnosti dat implementujeme víceúrovňový systém ochrany informací zahrnující jak fyzickou, tak kybernetickou bezpečnost. Využíváme šifrování dat při přenosu i ukládání výsledků testů. Zavedli jsme systém řízení přístupových práv založený na rolích (RBAC). Pravidelně provádíme penetrační testy našich systémů. Veškerá komunikace s klienty probíhá přes zabezpečené kanály.
Pro zajištění maximální transparentnosti při zpracování dat využíváme pokročilý systém GMP dokumentace s plně dohledatelnou audit trail. Každá změna v průběhu realizace zakázky je elektronicky zaznamenána s časovým razítkem a identifikací odpovědné osoby. Dokumentace je strukturována dle požadavků ISO/IEC 17025:2018. Implementovali jsme také automatizovaný systém notifikací pro všechny relevantní stakeholdery. Všechny záznamy jsou archivovány v souladu s regulatorními požadavky a firemními SOP. Velmi důležitá je také pravidelná revize celého systému dokumentace.
Validace metod testování je prováděna v souladu s aktuálními požadavky regulačních autorit a zahrnuje stanovení všech relevantních validačních parametrů. Používáme statistické nástroje pro vyhodnocení správnosti, přesnosti a robustnosti metod. Každá validace je dokumentována v detailní validační zprávě obsahující acceptance kritéria. Při změně metody provádíme revalidaci v odpovídajícím rozsahu. Validační protokoly jsou pravidelně revidovány a aktualizovány. Všechny použité referenční materiály jsou plně kvalifikovány.
Při řešení reklamací aplikujeme metodiku CAPA (Corrective and Preventive Actions) v souladu s požadavky správné laboratorní praxe. Každá reklamace prochází důkladnou root cause analýzou využívající Ishikawa diagram. Následně implementujeme nápravná opatření s jasně definovanými termíny a odpovědnostmi. Pravidelně vyhodnocujeme efektivitu těchto opatření a provádíme trend analýzy. Je nezbytné také školit personál v oblasti řešení reklamací.
Při implementaci předkontraktového přezkumu je klíčové využít systém řízeného workflow pro evidenci a vyhodnocování všech parametrů zakázky. V naší laboratoři jsme zavedli digitální trackování pomocí LIMS, které umožňuje systematickou kontrolu dostupnosti zdrojů a kompetencí. Tento přístup významně zefektivňuje celý proces a minimalizuje riziko přijetí zakázky přesahující naše možnosti. Kromě toho nám umožňuje generovat detailní statistiky úspěšnosti realizace zakázek.